Wer eine GmbH oder UG gründen möchte, hat ein nachvollziehbares Interesse daran zu erfahren, welche Kosten bei der Gründung eigentlich entstehen. Die Frage nach den Kosten ist nicht einheitlich und manchmal auch nicht ganz leicht zu beantworten, weil diese von verschiedenen Faktoren abhängen. Im Folgenden soll ein Überblick darüber gegeben werden, welche Faktoren für die Gründungskosten entscheidend sind:
1. Notargebühren
Wer eine GmbH oder UG gegründet, muss die Gründung notariell beurkunden lassen. Hierfür fallen Notargebühren an. Wie hoch die Notarkosten sind, hängt von verschiedenen Dingen ab.
a) Satzung oder Musterprotokoll
Sowohl die GmbH, als auch die UG kann entweder mit der Satzung oder dem Musterprotokoll gegründet werden. Das Musterprotokoll wurde von dem Gesetzgeber geschaffen, um ein vereinfachtes Verfahren für die Gründung von UG oder GmbH zu schaffen. Die Vereinfachung des Verfahrens besteht allein darin, dass etwas weniger Papier produziert wird, weil das Musterprotokoll sowohl die Satzung, als auch die Gesellschafterliste und den Bestellungsbeschluss für die Geschäftsführung ersetzt. Die Gründungsschritte bleiben sowohl bei Verwendung des Musterprotokolls, als auch bei Verwendung einer ordentlichen Satzung dieselben. Die Gründung mit Musterprotokoll erfolgt daher allenfalls deswegen möglicherweise etwas schneller, weil sich über sachgerechte Satzungsregelung keine Gedanken gemacht werden muss. Denn vom Musterprotoll und seinem dürftigen Inhalt darf nicht abgewichen werden. Das Musterprotokoll hat auch sonst erhebliche Nachteile und seine Verwendung ist in den meisten Fällen nicht zu empfehlen. Aus unserer Sicht sollten nur diejenigen mit dem Musterprotokoll gründen, die eine UG (keine GmbH!) alleine gründen wollen und auch ihr Geschäftsführer sein möchten. In allen anderen Fällen ist die Satzung trotz leichter Kosten Nachteile vorzugsweise ich (Lesen Sie hier mehr zur Frage „Satzung oder Musterprotokoll?“).
b) Höhe des Stammkapitals
Auch die Höhe des Stammkapitals ist für die Notarkosten entscheiden. Wer bei Verwendung des Musterprotokolls ein Stammkapital von über 7000 € oder bei der GmbH über 30.000 € wählt, hat höhere Notarkosten für die Beurkundung zu tragen.
c) Abwesende Geschäftsführer
Bei der Gründung der Gesellschaft werden auch der oder die neuen Geschäftsführer bestellt. Diese sollten auf jeden Fall bei der Beurkundung dabei sein, denn sie müssen höchstpersönliche Angaben machen. So müssen sie zum Beispiel versichern, dass sie nicht wegen Vermögensdelikten wie Untreue, Unterschlagung oder (Sportwetten-)Betrug vorbestraft sind und das Amt des Geschäftsführers übernehmen dürfen. Ist der neue Geschäftsführer nicht anwesend, macht das den Gründungsprozess deutlich komplizierter, was auch zusätzliche Kosten verursacht.
2. Anwaltskosten und sonstige Kosten
a) Anwaltskosten
Die Hinzuziehung eines Rechtsanwalts für die Vorbereitung einer Gründung beim Notar ist nicht notwendig, aber in vielen Fällen zu empfehlen. Wer ein Notar aufsucht, um die Gründung seiner Gesellschaft beurkunden zu lassen, muss sich darüber im Klaren sein, dass der Notar seine Aufgabe häufig nicht darin sehen wird, eine ausgefeilte Satzung für das Vorhaben zu entwerfen. Denn egal ob er sich viel Mühe bei der Satzungsgestaltung gibt oder nicht, er wird durch die Beurkundung der Gründung immer den gleichen Betrag verdienen. Es gibt also keinen finanziellen Anreiz für ein Notar, den Gründern genau zuzuhören und sich darüber Gedanken zu machen, welche Satzungsregelungen im Einzelfall Sinn machen.
Aus diesem Grund spielen Rechtsanwälte eine wichtige Rolle bei der Beratung zur Gestaltung der Satzung. Nur sie werden sich die Mühe machen, eine wirklich passende Satzung zu entwerfen, die dann beim Notar bei Beurkundung des Gründungsakt verlesen werden kann. Selbst verständlich fallen hierdurch zusätzliche Kosten für die Gründung an. Spezialisierte Rechtsanwälte, wie wir es bei Q-Found sind, dürften aber immer dann in aller Regel einen deutlichen Mehrwert bieten, wenn mehrere zusammen eine Gesellschaft gründen wollen. Die Anwaltskosten können dann in der Regel – wie die Notarkosten und die übrigen Gründungskosten – von der Gesellschaft selbst getragen werden. Sofern die Satzung dies vorsieht, können die als Stammeinlage in die Gesellschaft eingezahlten Beträge bis zu einer bestimmten Grenze dafür verwendet werden. Q-Found wird stets dafür Sorge tragen, dass die Gründungskosten insgesamt von der Gesellschaft getragen werden können. D. h., dass Sie als Gesellschafter neben ihrer Stammeinlage nicht zusätzlich noch Kosten zu tragen haben. Sollten Sie gegenüber der Gesellschaft in Vorleistung gehen, können Sie sich die Beträge von dieser später nach Eintragung ins Handelsregister zurückerstatten lassen. Die Gesellschaft kann übrigens auch in aller Regel den Vorsteuerabzug geltend machen, sich also die gezahlte Umsatzsteuer vom Finanzamt erstatten lassen.
b) Dolmetscher und Übersetzung der Satzung
Sofern nicht alle Gründungsgesellschafter Deutsch sprechen, muss ein Dolmetscher den vom Notar verlesenen Text in eine Sprache übersetzen, die vom betreffenden Gesellschafter verstanden wird. Unabhängig davon fallen weitere Kosten an, wenn von der Satzung noch eine Übersetzung erstellt werden soll. Alternativ ist auch eine Beurkundung durch den Notar in fremder Sprache möglich, wenn er diese beherrscht.
c) Abwesende Gesellschafter
Können einzelne Gesellschafter bei der Beurkundung der Gründung nicht vor Ort sein, müssen Sie sich von einer anderen Person vertreten lassen oder den Gründungsakt nachträglich genehmigen. Die entsprechende Vollmacht bzw. Genehmigung muss zumindest öffentlich beglaubigt sein.
3. Handelsregister
Die Gründung einer UG oder GmbH ist erst vollzogen, wenn die Gesellschaft ins Handelsregister eingetragen wurde. Hierfür fallen ebenfalls noch einmal Gebühren an. Sollen neben den Geschäftsführern noch Prokuristen ins Handelsregister eingetragen werden, entstehen weitere Kosten.
4. Kosten nach der eigentlichen Gründung
Die Gesellschaft muss nach der Gründung beim zuständigen Finanzamt für Körperschaften angemeldet werden, wobei auch eine Eröffnungsbilanz auf den Stichtag der Beurkundung einzureichen ist. Diese Aufgabe sollte ein Steuerberater übernehmen, wodurch weitere Kosten entstehen.
Nach der Gründung muss für die Gesellschaft zudem ein Gewerbe angemeldet werden, wodurch Verwaltungsgebühren anfallen. Das gilt auch bei freiberuflichen GmbHs, denn als Formkaufmann ist die GmbH bzw. die UG immer Gewerbetreibende.
Wenn Sie mit Q-Found gründen, wissen Sie stets vorab, mit welchen Kosten sie insgesamt zu rechnen haben werden. Gerne übernehmen bzw. organisieren wir alle der vorgenannten Aufgaben für Sie und nennen Ihnen vorab einen transparenten Pauschalpreis für die gesamte Gründung.
